Przypadek 1.: Ewidencja zwrotu towaru – sprzedaż fiskalna
Towar zakupiony na paragon kasy fiskalnej należ wprowadzić do ewidencji zwrotu towarów. Dodatkowo przedsiębiorca powinien prowadzić protokół zwrotu towaru, z załączonym paragonem, na podstawie którego zwrot został dokonany.
Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 29.04.2019 r. w sprawie kas rejestrujących:
1) kasie fiskalnej nie ewidencjonuje się zwrotów towarów i uznanych reklamacji towarów i usług.
2) W przypadku zwrotów, które skutkują zwrotem całości lub części zapłaty tytułu sprzedaży, zwroty te należy ująć w odrębnej ewidencji zawierającej:
– datę sprzedaży,
– nazwę towaru lub usługi pozwalającą na jednoznaczną ich identyfikację i ewentualnie opis towaru, lub usługi stanowiący rozwinięcie tej nazwy,
– termin dokonania zwrotu towaru lub reklamacji towaru, lub usługi,
– wartość brutto zwracanego towaru lub wartość brutto towaru, lub usługi będących przedmiotem reklamacji oraz wartość podatku należnego – w przypadku zwrotu całości należności z tytułu sprzedaży,
– zwracaną kwotę (brutto) oraz odpowiadającą jej wysokość podatku należnego – w przypadku zwrotu części należności z tytułu sprzedaży,
– dokument potwierdzający dokonanie sprzedaży;
– protokół przyjęcia zwrotu towaru lub reklamacji towaru, lub usługi podpisany przez sprzedawcę i nabywcę.
Z rozporządzenia sprawie JPK_VAT z deklaracją wynika, że zwroty towarów (a tym samym uznane reklamacje) ujęte w odrębnej ewidencji należy w części ewidencyjnej w zakresie VAT należnego dla JPK_VAT z deklaracją wykazać na podstawie jednego zbiorczego dokumentu oznaczonego RO (w którym dane pochodzące z raportu fiskalnego (okresowego) zostaną już skorygowane o wartości wynikające z prowadzonej ewidencji korekt).
Przypadek 2.: Ewidencja zwrotu towaru – sprzedaż internetowa
Jeżeli przedsiębiorca prowadzi sprzedaż internetową, tym samym zwolniony jest z prowadzenia sprzedaży na kasie fiskalnej – Minister Finansów nie określił zasad ewidencjonowania zwrotów sprzedanego towaru. Podstawowym dokumentem księgowania zwrotu będzie wtedy wyciąg bankowy. Jednak dla celów dowodowych należałoby prowadzić ewidencję zwrotów, w której zwarte jest:
– data sprzedaży,
– nazwa towaru/usługi,
– cena zakupu,
– data zwrotu lub reklamacji,
– termin dokonania zwrotu towaru lub reklamacji towaru, lub usługi,
– wartość zwracana (netto, VAT, brutto).
Przy sprzedaży wysyłkowej na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności nie ma obowiązku załączania do ewidencji zwrotów dokumentu sprzedaży ani protokołu z podpisami klientów dokonujących zwrotu, choć w dokumentacji warto przechowywać dodatkowe dowody potwierdzające dokonanie zwrotu np. korespondencję mailową z klientem.
