Umowę pożyczki z pracownikiem zawiera Zarząd według sposobu reprezentacji spółki.
Niekiedy zawarcie umowy pożyczki przez spółkę może wiązać się z koniecznością podjęcia uchwały przez wspólników. Zasadą jest, że uchwały wymaga rozporządzenie prawem lub zaciągnięcie zobowiązania przekraczającego dwukrotnie wysokość kapitału zakładowego (art.230 K.S.H.) o ile umowa spółki nie stanowi inaczej.
Umowa pożyczki powinna zawierać:
- termin zwrotu pożyczki,
- sposób spłaty pożyczki (jednorazowo, w ratach),
- oprocentowanie pożyczki lub brak oprocentowania.
Jeżeli termin zwrotu pożyczki nie jest oznaczony pracownik obowiązany jest zwrócić ją w ciągu sześciu tygodni po wypowiedzeniu przez Zarząd Spółki.
Nie oprocentowana pożyczka a przychód i podatek dochodowy.
Brak odsetek w umowie pożyczki zawartej ze spółką nieprowadzącą działalności w zakresie profesjonalnego udzielania pożyczek, nie powoduje przychodu po stronie pracownika a tym samym nie ma konieczności zapłacenia przez pracownika podatku dochodowego.
Jednorazowa pożyczka na gruncie podatku VAT
Jednorazowe udzielenie pożyczki pracownikowi należy traktować jako czynność wykonaną w ramach działalności gospodarczej spółki, co w konsekwencji oznacza, że pożyczka podlega pod przepisy ustawy VAT jako odpłatne świadczenie usług, ale jednocześnie usługa udzielania pożyczek korzysta ze zwolnienia przedmiotowego. W myśl bowiem art. 43 ust. 1 pkt 38 ustawy VAT wolne od podatku są usługi udzielania kredytów lub pożyczek pieniężnych oraz usługi pośrednictwa w świadczeniu usług udzielania kredytów, lub pożyczek pieniężnych, a także zarządzanie kredytami lub pożyczkami pieniężnymi przez kredytodawcę, lub pożyczkodawcę.
W zakresie zwolnienia mieści się także jednorazowa pożyczka udzielona przez spółkę nieprowadzącą działalności w zakresie profesjonalnego udzielania pożyczek.
Umowa pożyczki a podatek PCC
Jeżeli czynność udzielenia pożyczki jest po stronie Spółki (pożyczkodawcy) zwolniona z podatku VAT, to pracownik (pożyczkobiorca) nie podlega opodatkowaniu podatkiem PCC.
Przykład: Spółka z o.o. prowadząca działalność w zakresie usług transportowych udzieliła jednorazowej pożyczki pracownikowi. W tej sytuacji będzie korzystała ze zwolnienia od podatku VAT na mocy art. 43 ust. 1 pkt 38 ustawy VAT, natomiast pracownik nie zapłaci podatku PCC na podstawie art. 2 pkt 4 ustawy PCC. W rezultacie umowa pożyczki będzie dla obu stron neutralna podatkowo.
