Jeżeli pracodawca wyrazi zgodę na używanie przez pracownika, do celów służbowych, pojazdu
będącego w jego dyspozycji i niebędącego własnością pracodawcy wtedy na podstawie zawartej
umowy -pracownik może ubiegać się o zwrot poniesionych kosztów z tytułu używania prywatnego
samochodu dla celów służbowych .
Zasady dokonywania zwrotu kosztów używania przez pracownika w celach służbowych samochodu
prywatnego określa Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 roku w sprawie
warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych
samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy
Zwrot kosztów z tytułu używania prywatnego samochodu pracownik może uzyskać do wysokości
wynikającej z przemnożenia liczby przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden przejechany
kilometr (tzw. kilometrówka).
Stawki te wynikają z Rozporządzenia i dla samochodu osobowego nie
mogą być one wyższe niż:
dla silnika o pojemności skokowej do 900 cm3 – 0,5214 zł,
dla silnika o pojemności skokowej powyżej 900 cm3 – 0,8358 zł.
Pracownik zobowiązany jest zatem do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu, określonej w art.
23 ust. 7 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Ewidencja powinna zawierać ;
nazwisko, imię i adres zamieszkania pracownika,
numer rejestracyjny samochodu, pojemność silnika
numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd-dokąd),
liczbę przejechanych kilometrów,
stawkę za 1 km przebiegu,
kwotę wynikającą z przemnożenia liczby przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu,
podpis oraz dane pracodawcy.
Pracodawca pobiera i odprowadza do urzędu skarbowego zaliczkę na podatek dochodowy od kwoty
wypłaconej pracownikowi za używanie prywatnego samochodu dla celów słuzbowych
