Sytuacja związana z Covid 19 zainicjowała trend do spotkań online, czy to w środowisku biznesowym, w pracy lub chociażby po zwykłą wizytę u lekarza.
Przepisy mówiące o zdalnym zgromadzeniu wspólników spółki z o.o. zostały wprowadzone do kodeksu spółek handlowych w 2019 r. jeszcze przed wybuchłem epidemii. Nie trzeba było długo czekać na zastosowanie wprowadzonych przepisów na szeroką skalę, gdyż już od marca 2020 r. co? ,,,,
Jedynie umowa spółki z o.o. może wyłączyć możliwość odbycia zdalnego zgromadzenia wspólników. O zdalnym zgromadzeniu wspólników postanawia zwołujący to zgromadzenie, czyli zarząd lub jeżeli zostały ustanowione, to również rada nadzorcza oraz komisja rewizyjna.
Zasady odbycia udziału w zdalnym zgromadzeniu wspólników.
Udział w zgromadzeniu wspólników może obejmować m.in.:
1)dwustronną komunikację w czasie rzeczywistym wszystkich osób uczestniczących w zgromadzeniu wspólników (np. przez komunikatory typu Teams, Zoom, Skype itd.).
2)wykonywanie osobiście lub przez pełnomocnika prawa głosu przed lub w toku zgromadzenia wspólników (np. poprzez ustne głosowanie, emailem itd.).
Regulamin zdalnego zgromadzenia.
W celu odbycia zdalnego zgromadzenia potrzebny jest regulamin. Regulamin udziału w zgromadzeniu uchwała rada nadzorcza, a gdy w spółce nie ma rady nadzorczej, wspólnicy spółki. Przyjęcie regulaminu spółki z o.o. przez samych wspólnik może nastąpić w drodze uchwały wspólników, bez wymogu odbycia zdalnego zgromadzenia. Przyjęcie uchwały następuje pod warunkiem, aby wspólnicy reprezentujący bezwzględną większość głosów wyrazili na piśmie zgodę na treść regulaminu.
Zatem brak przyjęcia regulaminu zdalnego zgromadzenia wspólników spółki z o.o. nie pozwala na przeprowadzenie zdalnego zgromadzenia. Regulamin nie może dopuszczać do wykluczenia określonej grupy wspólników od uczestnictwa w zdalnym zgromadzeniu.
Regulamin musi skupiać się na sposobie rozpoznania wspólników oraz na zapewnieniu procedur bezpieczeństwa zgromadzenia np. przez brak możliwości uczestnictwa osób trzecich, atakiem hakerskim itd.
Zawiadomienie o zdalnym zgromadzeniu online.
Zarząd spółki (lub inny uprawniony podmiot) zwołuje zgromadzenie wspólników przy pomocy środków komunikacji elektronicznej, w zawiadomieniu należy zamieścić informacje o sposobie uczestniczenia w tym zgromadzeniu, wypowiadania się w jego trakcie, wykonywania na nim prawa głosu oraz wniesienia sprzeciwu od podjętej wówczas uchwały bądź uchwał.
Lista obecności. Do protokołu zdalnego zgromadzenia załącza się listę obecności wspólników, którzy biorą w nim udział przez środki komunikacji elektronicznej.
